Mengurus Sendiri Visa Schengen Kurang dari 90 Hari ke Belanda; Bagian 2 Appointment dan Check List Dokumen

Di bagian kedua ini saya akan membagi pengalaman saya waktu membuat appointment di VFS Global, ada tiga pilihan kantor VFS di Indonesia, yaitu Jakarta, Surabaya dan Bali. Teman-teman bisa memilih kantor yang mana saja, tidak seperti pengurusan visa Jepang yang memiliki konsulat wilayah masing-masing. 

Sebelum membuat appointment teman-teman harus membuat akun di VFS dan login dengan akun tersebut, teman-teman bisa langsung ke website VFS disini dan memilih kantor VFS sesuai keinginan teman-teman. Hal yang perlu teman-teman persiapkan ketika membuat appointment adalah Passport kalian.


Ketika membuat appointment, pertama kalian akan memilih kantor VFS mana yang akan kalian datangi, kemudian jenis kunjungan visa kalian. Kedua kalian akan mengisi sebuah form yang beriisikan, nama, nomor passport, tanggal kadaluarsa passport, tanggal lahir, email dan nomor telpon yang bisa dihubungi. Jika kalian berkunjung bersama keluarga/teman/grup jangan lupa klik "tambah aplikan" yang ada di sisi kanan atas kolom. Setelah itu kalian akan memilih tanggal, bulan dan waktu appointment, pilih tanggal yang berwarna hijau karena itu masih bisa dibooking, kalau warna putih berarti sudah full booked ya. Kemudian, akan muncul detail tagihan jasa VFS yang harus teman-teman bayarkan secara online (online payment), teman-teman akan diberikan virtual account untuk membayarnya (lebih jelas bagaimana membayarnya bisa cek dilink diatas atau disini satu aplikan akan membayar sebesar €25 untuk jasa VFS nya (disesuaikan ke Rupiah, waktu itu saya membayar Rp. 416,500/passport). Teman-teman akan diberikan waktu sekitar 1 jam untuk membayarkan tagihan tersebut, jika tidak dibayarkan dalam kurun waktu tersebut maka jadwal appointment teman-teman hangus. Setelah membayar teman-teman akan mendapatkan e-mail pemberitahuan dan akan di berikan attachment yang berisikan dokumen appointment, yang harus teman-teman print dan dibawa saat appointment pengajuan.

yaaa... sudah selesai bikin appointment, sekarang waktunya untuk mengumpulkan berkas-berkas yang dibuthkan. Karena tujuan kunjungan saya dan bude ke Belanda adalah Mengunjungi Keluarga/Teman maka disini saya akan menjabarkan berkas-berkas untuk kunjungan tersebut. Untuk melihat macam-macam kunjungan dan berkas-berkas, bisa download check list di laman VFS global.

Untuk Kunjungan Keluarga/Teman
1. Application
   1.1. Application Form, download disini
2. Documents
   2.1. Passport
   2.2. Copy dari Halaman Identitas di Passport
   2.3. Copy dari Semua Visa yang sudah pernah di issued beserta cap keluar/masuk (saya copy dari semua halaman passport yang ada visa dan cap nya)
   2.4. Jika punya passport sebelumnya, Copy Halaman Identitas dan semua Issued Visa serta cap keluar/masuk

Jika, membawa minor/ anak-anak
   2.5. Akta Lahir
   2.6. Dokumen Identitas yang ada Tanda tangan orang tuanya
   2.7. Dokumen yang menyatakan kedua orang tuanya mengizinkan untuk berpergian
   2.8. Jika dibutuhkan, dokumen resmi yang menyatakan siapa yang bertanggung jawab untuk minor
  2.9. Jika dibutuhkan, pernyataan dari sekolah anak-anak yang menyatakan sekolah mengizinkan untuk berpergian
(Saya tidak menyertakan dokumen pada point 2.5 sampai 2.9 karena saya berpergian tidak bersama minor)

3. Bukti Izin Tinggal
   3.1. Bukti Izin Tinggal di Negara dimana anda mengajukan (saya menyertakan Copy KTP) 

   3.2. Izin Kerja (Jika bisa dilampirkan) saya tidak melampirkan karena saya tidak bekerja kantoran

4. Foto berlatarbelakang warna Putih ukuran 3,5cm x 4,5cm (bisa download ketentuan yang lebih jelas disini fotonya jangan ditempel di formulir aplikasi ya seperti saya :D ) 

5. Bukti Perjalanan

   5.1. Itinerary Perjalanan (Merincikan tujuan mana saja di daerah Schengen yang teman-teman akan kunjungi, serta akomodasi teman-teman selama berkunjung sampai pulang, dengan nama anda sendiri. Ini bukan tiket) 

(saya menyertakan Itinerary Perjalanan saya selama tiga minggu, yang saya jelaskan per 4 hari atau per 7 hari dari keberangkatan sampai pulang, saya juga menyertakan Tiket Pulang Pergi)

   5.2. Bukti lengkap dari Sponsor dan/atau formulir akomodasi pribadi. Dokumen ini harus ditanda tangani oleh orang yang anda kunjungi, yang harus diajukan ke Dutch municipality dimana sponsor ada terdaftar. 

(Disini saya melampirkan Surat Undangan dari tante saya yang ditandatangani oleh suaminya selaku pengundang)

   5.3. Copy dari Kontrak Kerja Pengundang, yang berlaku setidaknya 12 bulan dari pengajuan aplikasi Visa, dan Slip Gaji/Bukti Pendapatan dari Pengundang selama 3 Bulan atau Surat Referensi dari Bank atau Slip Gaji teman-teman selama 3 Bulan, jika teman-teman membayar perjalanan teman-teman sendiri. 

(Di point ini saya menyertakan semuanya, Copy dari Kontrak Kerja dan Bukti Pendapatan dari Pengundang serta Surat Referensi Bank dari Rekening Bank yang saya miliki)

   5.4. Dokumen yang menerangkan bahwa teman-teman akan kembali ke Indonesia/ Negara teman-teman 

(Disini karena saya bukan pekerja kantoran dan juga bukan pedagang yang memiliki SIUP saya melampirkan surat yang menjelaskan usaha online yang saya jalankan secara rinci di selembar kertas A4 yang ditujukan ke Kedutaan Besar Belanda di Jakarta yang saya tandatangani. Untuk pensiunan seperti Bude saya, dilampirkan Surat Kepemilikan rumah atau properti tidak bergerak, Bude melampirkan Surat Kepemilikan Tanah)

Untuk dokumen yang diisi oleh Pengundang, bisa dilampirkan dalam bentuk print dokumen yang dikirim lewat email, jadi Tidak Harus dokumen aslinya dengan tandatangan basah (seperti pengajuan visa ke Jepang), yang penting dokumen tersebut tulisannya bisa jelas di baca)

6. Bukti Asuransi Kesehatan

   6.1. Polis Asuransi yang tertulis dengan nama teman-teman

   6.2. Asuransi yang mencakup keseluruhan Area Schengen selama durasi kedatangan teman-teman

  6.3. Setidaknya Polis Asuransi sebesar €30.000, sudah termasuk jasa rumah sakit, emergency (termsuk jika terjadi kematian)

(Polis Asuransi saya dan bude diuruskan oleh tante saya yang ada di Belanda)

7. Visa, passport atau dokumen perjalanan lainnya yang memberikan teman-teman izin untuk memasuki tujuan akhir setelah keluar dari Area Schengen. 

(Disini saya tidak melampirkan dokumen apapun karena saya langsung pulang ke Indonesia)

8. Pembayaran Visa, pembayaran Visa per orang dewasa sebesar €60 yang disesuaikan kedalam Rupiah dan dibayarkan saat mengajukan visa secara Cash. (Waktu itu saya membayar Rp. 990,000/ passport)

Selain Dokumen-dokumen diatas, saya juga melampirkan Copy KK, Copy Passport Tante dan Suaminya, Bude saya menambahkan Marriage Certificate untuk menjelaskan hubungannya di Akta Tanah yang Bude saya lampirkan pada point 5.4. 

Yaap... semua dokumen sudah dikumpulkan tinggal menyerahkan ke Kantor VFS Global sesuai dengan tanggal dan waktu appointment. Oiya.. saya menggunakan kertas A4 untuk semua dokumen yang saya print dan copy dan semua pemberitahuan atau notifikasi semuanya melalui email, jadi pastikan email yang teman-teman gunakan aktif ya.

Didalam layanan tambahannya, saya memutuskan untuk menggunakan Jasa Penterjemah dan Kurirnya. Namun, sayangnya ketika saya sudah disana dan meminta untuk menggunakan Penterjemahnya, jasa tersebut tidak tersedia (meskipun saya sudah meminta informasi tentang jasa tersebut melalui e-mail), alasannya karena semua staff sedang melayani, tapi staff yang mengurus dokumen saya bilang tidak masalah nanti akan diberikan keterangan bahwa dokumen-dokumen tersebut tidak diterjemahkan. Teman-teman lebih baik menterjemahkan diluar kantor VFS, tidak perlu Pernterjemah Tersumpah untuk melakukannya. Untuk Jasa Kurir, VFS menggunakan ARAMEX dan karena saya minta dikirim ke rumah saya di Lombok saya harus membayar sebesar Rp. 100,000/ Passport (jangan lupa saya pergi berdua). 

Berapa lama proses pengajuan Visa Schengen? di tulis pada laman VFS dijelaskan prosesnya membutuhkan waktu selama 15 hari kerja, dan sebelum passport ditangan kita, kita belum mengetahui apakah Visa kita di Approve atau tidak. Untuk Passport saya dan bude hanya membutuhkan 5 hari kerja setelah hari pengajuan, dan sudah bisa untuk diambil karena saya pakai kurir maka passport saya di teruskan ke kurir.

Saat itu saya sedikit khawatir karena  di catatan shipment di web ARAMEX seharusnya sudah sampai tanggal 25, tapi sampai tanggal 29 belum sampai di tangan saya (bagi saya waktu sudah terlalu lama karena sudah diserahkan untuk pengiriman dari tanggal 21), hari itu saya complaint dan mempertanyakan dokumen saya melalui call center ARAMEX, mereka janji akan mengecek dan mengirimkannya hari itu juga. Saya was-was takut kalau passport itu hilang di kurir, saya tunggu dan berniat akan complaint lagi kalau tidak datang sampai jam 12 siang kesokan harinya. Akhirnya sekitar jam 11 an tanggal 30 datanglah kurir yang membawa passport saya dan bude, lega passport sudah ditangan dan deg-deg an dengan approve tidaknya visa saya, dan akhirnya saat saya membuka passport saya jreng.. jreengggg... Visa Schengen tertempel di dalamnya.. yeeeyy yuhuuuiii yippie... (sedikit drama dari saya hahaha :D)  

Baiklah sekian dulu, post saya ini semoga bisa membantu dan di tulisan selanjutnya masih seputar Visa Schengen yang akan saya tuliskan adalah mengisi Formulir Aplikasi Visa, di tunggu yaa
 
Terimakasih :D :D

Baca bagian pertama disini >>> Mengurus Sendiri Visa Schengen Kurang dari 90 Hari ke Belanda; Bagian 1

Baca bagian ketiga disini >>> Bagian 3 Schengen Visa Application Form

Baca pengalaman saya saat mengurus Visa Jepang disini >>> Mengurus Sendiri Visa 90 Hari ke Jepang